Como já dizia o compositor Tom
Jobim: “o Brasil não é país para principiantes”. A frase célebre se tornou uma
espécie de mantra entre os empreendedores, ilustrando a dificuldade de se ter
um negócio de sucesso e, ao mesmo tempo, cumprir as obrigações legais e fiscais
no País. As dificuldades começam já no processo de formalização do negócio e
fazem parte do dia a dia das operações. Exemplo disso é a emissão da nota
fiscal eletrônica (NFe), que requer conhecimento da legislação contábil, fiscal
e tributária, assim como atenção aos detalhes no preenchimento do documento. E,
para te ajudar ainda mais nessa tarefa, listamos aqui os 7 principais erros que
ocorrem na emissão de uma nota fiscal, suas consequências e como eles podem ser
evitados.
Confira!
1 – ERRAR A NATUREZA DA OPERAÇÃO: É o campo em que você
descreve a natureza da operação, que pode estar relacionada a transações
envolvendo uma mercadoria ou prestação de serviço. Os erros geralmente
acontecem quando a nota se refere a uma operação que não faz parte da rotina do
negócio. Exemplo disso é um estabelecimento comercial que está habituado a
emitir notas de venda direta ao consumidor, mas, eventualmente, faz notas de
devolução de mercadoria e de transferência entre filiais. Neste caso, é
fundamental prestar atenção a cada operação e jamais deixar os processos no
piloto automático, gerando notas idênticas para todas as situações. Lembre-se:
só é permitido assinalar uma natureza da operação para cada NFe! O erro neste
campo pode ser punido até mesmo com um auto de infração. A fiscalização pode
presumir que houve a intenção deliberada do empreendedor de lesar o fisco
sonegando impostos.
2 – ERRAR O CFOP (CÓDIGO FISCAL
DE OPERAÇÕES E PRESTAÇÕES) Composto por 4 dígitos, este campo serve para
identificar o tipo de operação, se é de entrada ou de saída, e tem vinculação
direta com a natureza da operação. Sua finalidade é definir qual a operação ou
prestação será efetivamente realizada. O CFOP traz informações complementares à
natureza da operação, com vinculação de um código específico. Existe um código
exato e correto de CFOPpara cada operação. Para encontrá-lo, acesse o site da
Sefaz do Estado em que sua empresa está estabelecida ou possui filiais. Se
tiver dúvidas, é recomendável consultar seu contador ou contratar um serviço de
consultoria em legislação.
3 – ERRAR O CST (CÓDIGO DE SITUAÇÃO TRIBUTÁRIA DA MERCADORIA):
O CST é uma sequência numérica que determina a tributação aplicada a cada produto.
A numeração informa a origem da mercadoria, se é nacional ou importada, e as
regras de recolhimento de ICMS aplicada. O código CST está diretamente
relacionado e deve ser coerente com o CFOP. O preenchimento correto do CST é
fundamental para o recolhimento da alíquota certa do ICMS e para evitar que o
empreendedor cometa algum erro fiscal. Os CST hoje são diferentes para o regime
normal, comparado ao Simples Nacional. O CST para as empresas do regime normal
estão previstos no Convênio Sem Número (SN) de 15 de dezembro de 1970, já para
as empresas do Simples Nacional, no Ajuste 03/2010. É importante destacar que,
a partir de 3 de abril de 2023, estes códigos serão consolidados para ambos os
regimes e estarão todos disponíveis no Convênio SN com suas atualizações.
Também aqui vale consultar seu contador ou um especialista. Cometer um erro
pode custar muito caro ou até comprometer seu negócio.
4 – ERRAR NA COMPOSIÇÃO DE
CÁLCULO DO ICMS: O valor do ICMS sobre a nota fiscal de um produto deve
levar em conta também custos com o frete, seguro e despesas acessórias, entre
outros, em sua base de cálculo, não apenas o custo segregado do produto.
Lembre-se: a tributação é aplicada a toda a operação envolvida na compra do
cliente e entrega do produto. Caso contrário, você está cometendo crime de
sonegação fiscal.
5 – ERRAR NO PREENCHIMENTO DOS CAMPOS QUE ESTÃO FORA DO DANFE:
Importante destacar: para a emissão correta de uma nota fiscal não basta
acertar no preenchimento de todos os campos do Danfe (Documento Auxiliar de
Nota Fiscal Eletrônica). É preciso ter total acuidade também no preenchimento
do arquivo XML que é a base da nota fiscal eletrônica. O arquivo XML possui,
por exemplo, um campo exclusivo que informa se a mercadoria é entregue ao
cliente no ponto de venda ou em algum outro endereço. Possui também um campo
para quando a nota emitida faz referência a uma nota anterior. Isso ocorre, por
exemplo, com uma nota de devolução de mercadoria, que deve fazer referência em
campo específico à nota de compra do produto. Erros no preenchimento do XML
podem levar à rejeição da nota.
6 – ESBARRAR NA DENEGAÇÃO, QUANDO O CLIENTE TEM PROBLEMAS DE
CADASTRO: Outro erro frequente, e pouco divulgado, é quando ocorre a
denegação da nota porque o cliente pessoa jurídica tem algum problema cadastral
que bloqueia sua inscrição estadual. Esse é um erro que não ocorre na emissão
da nota em si, mas quando o departamento comercial ou o próprio empreendedor
fecha negócio com outra empresa e não checa a situação cadastral do cliente.
Para se evitar que uma nota seja denegada, nunca esqueça de checar o CCC
(Cadastro Centralizado de Contribuinte) de seu cliente PJ. Atenção: não vale
consultar o cadastro do Sintegra, pois o sistema da NF-e reconhece apenas o CCC
na pesquisa cadastral. Mas se você acha que perdeu a venda, fique tranquilo.
Ainda tem um jeito! Entre em contato com seu cliente, informe o problema e peça
que ele regularize a situação junto à Sefaz de seu Estado para dar
prosseguimento ao negócio.
7 –
NÃO POSSUIR UM EMISSOR DIGITAL DE NOTAS FISCAIS: Por fim, muitos empreendedores também erram
quando não possuem um sistema emissor de notas fiscais e dependem de sistemas
gratuitos, que sofrem constantes instabilidades, são lentos e limitados. A
melhor opção do mercado, seria uma tecnologia que que permite a emissão de
notas fiscais on-line em segundos, dos tipos NF-e, NFC-e, NFP-e, NFS-e, CT-e e
MDF-e, sem limites, sem estresse, sem burocracia e sem custos adicionais. O
sistema emissor deverá fazer o cálculo automático de impostos após a
configuração, que permite o compartilhamento automático de informações com seu
contador e gere relatórios gerenciais das notas emitidas. O produto facilita
sua vida fiscal! Armazena em nuvem as notas emitidas, faz a importação do
arquivo XML das notas de entrada e de saída, permite acesso on-line a partir do
seu computado
