A documentação contábil é o conjunto de documentos que servem de base para os registros da contabilidade de uma empresa, são comprovantes da movimentação e operação financeiras da instituição. Por exemplo:

• Extrato Bancário;
• Extrato de Aplicações Financeiras;
• Contas de Consumo;
• Boletos e comprovantes;
• Faturas de Cartão de Crédito em nome da empresa;
• Inventário de Estoque;
• Relatórios de Fornecedores e Clientes;

Observação: Não são considerados documentos hábeis para contabilização, notinhas de balcão, orçamentos, ordem de serviços, pedido de emissão de NF e recibos com preenchimento incompleto.

A partir do acompanhamento de documentos contábeis, uma empresa pode evitar prejuízos estando dentro da legislação, evitando multas e sanções. Além de serem úteis por indicarem a evolução do negócio, contribuírem no controle de finanças e na tomada de decisões. O envio dessa documentação para empresas de regime Lucro Real pode ser feito semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente (neste caso até o dia 10 do mês seguinte), e para as demais empresas é fixo a entrega até o dia 10 do mês seguinte.

Se tratando de empresas optantes pelo regime de tributação Lucro Real, frisamos a importância de a documentação ser enviada em dia, para que a escrituração seja realizada em tempo hábil, pois são empresas que estão sujeitas a maior probabilidade de uma fiscalização. Também para facilitar a análise e saúde financeira da empresa.

Caso a empresa não possua movimento, ou tenha sido paralisada é importante que seja comunicado a contabilidade, pois para essas situações temos orientações a passar.